Politique de confidentialité de l'application HubIA

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

1. Qui sommes-nous

L'application mobile HubIA est éditée par COBALT SAS, société par actions simplifiée dont le siège est au 1 avenue de l'Atlantique, 91940 Les Ulis, France, immatriculée sous le numéro SIREN 108 109 190. Contact : contact@cobilt.app.

HubIA est destinée aux techniciens de maintenance des entreprises qui l'utilisent (ci-après « l'entreprise »). Le compte d'un technicien est créé par son entreprise : l'application ne permet pas de s'inscrire soi-même.

Pour les données de travail (planning, heures, comptes-rendus), l'entreprise qui emploie le technicien est responsable du traitement et COBALT SAS agit comme son sous-traitant pour fournir HubIA. COBALT SAS est responsable du traitement des données de gestion des comptes et de sécurité de la plateforme.

2. Données que l'application traite

Compte

Nom, adresse e-mail, identifiant interne, rôle et droits, entreprise de rattachement. La connexion se fait par adresse e-mail et mot de passe : le mot de passe est envoyé au serveur pour la connexion et n'est pas conservé sur le téléphone. Un jeton de session est conservé dans l'espace sécurisé du téléphone ; il expire après 30 jours sans utilisation et est révoqué à la déconnexion.

Travail de terrain

Planning, interventions, sites, horaires d'arrivée et de départ (pointages), heures, pauses.
Comptes-rendus : texte, tâches, checklist, observations, suites à donner, relevés de compteurs, demandes de devis et de pièces, et, si elle est recueillie, la signature du client (tracé à l'écran et nom du signataire).
Photos prises avec l'appareil photo ou choisies avec le sélecteur du téléphone (comptes-rendus, photo du cadran pour les relevés de compteurs). L'application n'a pas accès à l'ensemble de votre galerie. Selon les réglages de votre téléphone, une photo peut contenir des métadonnées, dont le lieu de la prise de vue : elles sont conservées avec la photo.

Position (géolocalisation)

La position n'est utilisée que si vous l'autorisez, d'abord dans l'application (écran d'information et choix), puis dans les réglages du téléphone. Vous pouvez tout refuser et pointer à la main. Trois usages distincts :

Pointage : quand vous démarrez ou terminez une intervention, la position du téléphone est jointe au pointage et envoyée à nos serveurs pour fiabiliser l'horodatage. Elle est conservée 2 mois, puis les coordonnées sont effacées ; le pointage lui-même (les heures) est conservé.
Recherche d'interventions proches : la position est envoyée à nos serveurs pour classer les interventions autour de vous. Elle sert au calcul des distances et n'est pas enregistrée.
Alertes d'arrivée et de départ de site (facultatif, position en arrière-plan) : si vous activez cette fonction, l'application utilise la position même lorsqu'elle est fermée ou n'est pas utilisée, uniquement les jours où vous avez des visites et entre 6 h et 20 h, pour vous prévenir quand vous arrivez sur un site de vos visites du jour ou que vous le quittez. Cette détection se fait sur le téléphone : la position n'est ni enregistrée ni envoyée à nos serveurs, et rien n'est pointé automatiquement. Vous pouvez couper cette fonction à tout moment dans Profil, ou retirer l'autorisation dans les réglages du téléphone.

Voix

Dictée vocale : le son enregistré est envoyé à nos serveurs pour être converti en texte, puis le texte vous est rendu pour relecture. Le son n'est pas conservé après la transcription ; seule sa durée estimée est enregistrée pour le suivi de consommation.
Lecture à voix haute : réalisée sur le téléphone.

Assistant IA

Les questions posées à l'assistant et vos demandes d'aide à la rédaction d'un compte-rendu sont transmises à nos serveurs et traitées par un modèle de langage (service Azure OpenAI de Microsoft, traitement dans l'Union européenne) pour produire une réponse. Les conversations sont conservées avec votre historique. Ne saisissez pas de données sans rapport avec votre travail. Vous relisez et validez toujours un compte-rendu avant son envoi.

Notifications

Si vous les acceptez, un identifiant de notification propre à votre téléphone est envoyé à nos serveurs afin de vous adresser des notifications (nouvelle intervention, rappel quand un compte-rendu attend votre saisie). Elles transitent par le service de notification d'Expo puis par Google.

Données techniques

Version de l'application, date, type et résultat des requêtes, enregistrés par nos serveurs pour la sécurité et le bon fonctionnement. Ces journaux sont conservés 14 jours.
Pour un fonctionnement hors réseau, une copie de votre planning récent est gardée sur le téléphone ; elle est effacée à la déconnexion.

3. Pourquoi nous traitons ces données

Finalité	Base légale
Fournir l'application : connexion, planning, pointage, comptes-rendus, relevés, assistant	Exécution du contrat entre l'entreprise et COBALT SAS ; intérêt légitime de l'entreprise à organiser le travail
Position au pointage, recherche d'interventions proches	Consentement donné dans l'application (facultatif, révocable)
Alertes de site en arrière-plan	Consentement donné dans l'application (facultatif, révocable)
Sécurité, prévention des abus, journaux	Intérêt légitime
Notifications	Consentement (autorisation du téléphone)

Les données ne servent ni à la publicité, ni à la vente, ni au profilage commercial.

4. Qui reçoit les données

Votre entreprise : elle accède aux données de ses propres techniciens (planning, heures, comptes-rendus, pointages).
Nos prestataires, qui traitent les données pour notre compte : Microsoft Azure (hébergement des serveurs et du stockage en région France Centre ; service Azure OpenAI pour la transcription et l'assistant, dans l'Union européenne), Expo et Google (acheminement des notifications).
Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons avec aucun annonceur.
Autorités : uniquement sur obligation légale.

5. Combien de temps

Donnée	Durée
Coordonnées GPS d'un pointage	2 mois, puis effacement des coordonnées
Pointages, heures, comptes-rendus, photos, relevés, conversations avec l'assistant	Pendant la durée du contrat entre l'entreprise et COBALT SAS, puis selon les instructions de l'entreprise et les obligations légales qui s'appliquent à elle
Compte	Tant que le compte est actif, puis suppression ou anonymisation sur demande de l'entreprise ou de la personne
Journaux serveur	14 jours
Copie du planning sur le téléphone	Jusqu'à la déconnexion

6. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer à tout moment votre consentement (position, notifications) sans effet sur le reste de l'application. Pour les exercer : contact@cobilt.app, ou auprès de votre entreprise, qui est votre interlocuteur principal pour vos données de travail.

Suppression du compte et des données : écrivez à contact@cobilt.app depuis l'adresse de votre compte ou demandez-la à votre entreprise. Les comptes étant gérés par l'entreprise, l'application ne propose pas de suppression directe. À la suppression, vos messages à l'assistant sont effacés et vos données personnelles sont supprimées ou anonymisées, sauf celles que l'entreprise doit conserver au titre d'une obligation légale.

Vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

7. Sécurité

Les échanges entre l'application et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS). L'accès aux données est réservé aux personnes autorisées et cloisonné par entreprise. Le jeton de session est conservé dans l'espace sécurisé du téléphone.

8. Mineurs

L'application est un outil professionnel réservé aux adultes.

9. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique ; la date en tête de page est alors modifiée et, si le changement est important, l'application ou votre entreprise vous en informe.

10. Contact

COBALT SAS, 1 avenue de l'Atlantique, 91940 Les Ulis, France : contact@cobilt.app